Met de inwerkingtreding van de Wet Werk en Zekerheid (WWZ) is het voor werkgevers (nog) belangrijker geworden om het personeelsdossier van een werknemer goed op orde te hebben. De volledigheid van een dossier is van essentieel belang in het geval de werkgever de arbeidsrelatie met de werknemer wenst te beëindigen vanwege bijvoorbeeld disfunctioneren.
Onder het ontslagrecht van vóór de WWZ was het mogelijk om ontslagredenen te combineren. In het geval er sprake was van disfunctioneren maar de werkgever geen personeelsdossier had bijgehouden, werd aan de ontslagaanvraag vaak tevens een verstoorde arbeidsverhouding ten grondslag gelegd. Zonder dossier waarmee de werkgever het disfunctioneren kon aantonen, ging de rechter vaak alsnog over tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst, zij het soms met een hogere ontslagvergoeding, omdat langere samenwerking niet wenselijk was. Ondanks dat de werkgever wel een wat hogere ontslagvergoeding kwijt was, werd het dienstverband wel beëindigd.
Met de inwerkingtreding van de WWZ is het combineren van ontslagredenen niet meer mogelijk. Voor iedere ontslaggrond afzonderlijk zijn strikte eisen opgesteld waaraan volledig moet zijn voldaan. Als het personeelsdossier dus niet in orde is, kan en mag de rechter simpelweg niet tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst (vanwege disfunctioneren) overgaan.
Onder disfunctioneren wordt verstaan de ongeschiktheid van de werknemer tot het verrichten van de bedongen arbeid, mits de werkgever de werknemer hiervan tijdig in kennis heeft gesteld en de werknemer in voldoende mate in de gelegenheid heeft gesteld zijn functioneren te verbeteren en de ongeschiktheid niet het gevolg is van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing van de werknemer of voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer.
Voor de beoordeling van de ongeschiktheid is in het dus in de eerste plaats van belang of de werknemer bij de uitvoering van zijn werkzaamheden voldoet aan hetgeen volgens de functieomschrijving in de arbeidsovereenkomst van hem wordt verwacht. Het is dus erg belangrijk om al in de arbeidsovereenkomst duidelijk te verwoorden welke werkzaamheden de werknemer verricht, wat in dat kader van hem wordt verwacht en dit minimaal één keer per jaar te evalueren.
In het geval een werknemer niet voldoende functioneert, moet hij of zij daarop nadrukkelijk zijn gewezen en de kans hebben gekregen zicht te verbeteren door bijvoorbeeld extra begeleiding of scholing.
In dat kader dient de werkgever een verbetertraject op te stellen waaruit blijkt waarom en op welke functie-onderdelen de werknemer tekortschiet, op welke wijze de werkgever de werknemer zal ondersteunen en dat de consequentie van het niet realiseren van de noodzakelijke verbeteringen zal zijn dat de werknemer binnen de organisatie wordt herplaatst of de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd.
Als de werknemer, ondanks het verbetertraject, toch blijft disfunctioneren, dient de werkgever dus ook de mogelijkheden te onderzoeken of de werknemer binnen de organisatie kan worden herplaatst.
Inmiddels zijn de eerste uitspraken over ontslagverzoeken wegens disfunctioneren gewezen. Daaruit valt zoals verwacht op te maken dat de rechter niet meer snel overgaat tot ontbinding.
Zo wees de kantonrechter te Utrecht het ontslagverzoek af omdat het door de werkgever opgestelde verbeterplan de toets der kritiek niet kon doorstaan. De rechter oordeelde dat een verbeterplan betrekking dient te hebben op voor de werknemer kenbare tekortkomingen in de uitoefening van zijn functie. Het plan dient heldere afspraken te bevatten over wat precies van de werknemer ter verbetering wordt verwacht. Het benoemen van aspecten van functioneren die niet met de werknemer zijn besproken, werd in strijd geacht met goed werkgeverschap.
Ook de rechtbank in Limburg wees het ontslagverzoek af omdat het verbeterplan niet op de juiste wijze tot stand was gekomen. De werkgever had namelijk de werknemer zelf het verbeterplan laten opstellen. De rechter achtte het juist dat er bij het opstellen van het verbeterplan overlegt wordt met de werknemer, maar de werkgever is in overwegende mate verantwoordelijk voor de totstandkoming van een goed plan. De kantonrechter vond het niet van goed werkgeverschap getuigen om een werknemer zelf een verbeterplan te laten opstellen, daar verantwoordelijk voor te maken en vervolgens de werknemer daarop af te rekenen: in deze constructie waren alle ingrediënten aanwezig om de werknemer zichzelf te laten ophangen, aldus de kantonrechter. Ook het eenzijdig staken van het verbetertraject voordat het goed en wel van start was gegaan, werd de werkgever aangerekend. Volgens de kantonrechter was de werknemer daardoor in onvoldoende in de gelegenheid gesteld om te werken aan haar verbeterpunten.
Wat kunnen wij u bieden
Wij zien steeds vaker terug dat er pas aan dossiervorming wordt gedacht als het eigenlijk al te laat is. De noodzaak van het schriftelijk vastleggen van kritiekpunten met betrekking tot het functioneren van de werknemer blijkt vaak pas op het moment dat de werkgever het vertrouwen in de werknemer heeft verloren. Voorkomen is ook hier beter dan genezen. Investeer daarom niet alleen in uw werknemer, maar ook in goed personeelsmanagement.
Het is dus heel belangrijk om bij disfunctioneren van een werknemer een goed en volledig dossier te hebben. Het voeren van functioneringsgesprekken, doorlopen van verbetertraject aan de hand van heldere en concrete afspraken en het onderzoeken van herplaatsingsmogelijkheden is de basis voor een goed en volledig dossier.
Eisenmann & Ravestijn Advocaten biedt sinds twee jaar ondersteuning op personeelsbeleid aan. Dat doen we nu voor een aantal relaties. We zijn een soort ‘HR-medewerker op afroep’.
Zoals gezegd is het hebben van een volledig personeelsdossier van essentieel belang. Daarom bestaat onze service uit de volgende diensten:
- Het opstellen van een template voor het voeren van beoordelings- en eindejaarsgesprekken geheel op maat gemaakt voor uw bedrijf;
- Assisteren bij het voorbereiden van de gesprekken;
- Een notulist/jurist bij de gesprekken zodat de verslaglegging van het gesprek goed op papier komt te staan;
De notulist/jurist zal niet actief aan het gesprek deelnemen maar is wel betrokken bij de voorbereiding van de gesprekken en zoals gezegd de schriftelijke vastlegging daarvan.
Voordeel bij deze dienst is bovendien dat wij al snel op de hoogte zijn van en eventueel betrokken zijn bij mogelijke problemen met medewerkers, zodat in een vroeg stadium de juiste besluiten en stappen worden genomen.
Als u hiervoor interesse heeft dan zijn wij uiteraard gaarne bereid om meer informatie te verstrekken.
Wij zijn altijd bereid om daarover vrijblijvend het gesprek met u aan te gaan.